آشنایی با دفتر کل

دفتر کل

یکی دیگر از دفاتر مورد استفاده حسابداران برای ثبت رویدادهای مالی، دفتر کل است. دفتر کل عبارت است از مجموعه حسابهایی که برای ثبت و خلاصه کردن اطلاعات مربوط به رویدادهای مالی یک واحد اقتصادی استفاده می شود. 

دفتر کل را <دفتر ثبت نهایی> نیز می گویند.

پس از آن که رویدادهای مالی در دفتر روزنامه ثبت شد، مبالغ بدهکار و بستانکار حسابهای مربوط در دفتر کل نوشته می شود که به این کار انتقال اطلاعات از دفتر روزنامه به دفتر کل یا نقل به حسابها گفته می شود.

در دفتر کل، هر حساب همانند حساب T دو طرف راست و چپ دارد که بدهکار و بستانکار نامیده می شود. دفتر کل اشکال مختلفی دارد. 

در نگهداری و نوشتن دفتر کل باید نکاتی به شرح زیر مورد ملاحظه قرار گیرد :

1- شماره گذاری صفحات دفتر کل از رقم یک شروع و به ترتیب ادامه یابد.

2- برای هریک از حسابهای دفتر کل با توجه به حجم فعالیت یک یا چند صفحه جداگانه اختصاص داده شود. معمولا صفحات ابتدایی دفتر کل به حسابهای دارایی اختصاص می یابد و صفحات حسابهای بدهی و سرمایه به ترتیب بعد از حسابهای دارایی قرار می گیرد.

پس از آماده سازی دفتر کل می توان رویدادهای مالی را که در دفتر روزنامه نوشته شده اند، در دفتر کل ثبت کرد. همیشه نوشتن دفتر کل بعد از ثبت رویدادهای مالی در دفتر روزنامه انجام می گیرد. بنابراین هیچ رویدادی در دفتر کل نوشته نمی شود مگر آنکه قبلا در دفتر روزنامه ثبت شده باشد.

برای ثبت رویدادهای مالی در دفتر کل ابتدا رویداد مالی ثبت شده در دفتر روزنامه مشخص و سپس مراحل انتقال به ترتیب زیر انجام می شود :

1- پیدا کردن صفحه حسابی که در دفتر روزنامه بدهکار شده است

2- نوشتن شماره رویداد مالی (شماره روزنامه) در ستون مربوطه در حساب دفتر کل

3- ثبت تاریخ رویداد مالی در ستون تاریخ

4- درج مبلغ بدهکار در ستون بدهکار

5- نوشتن شرح مختصری از رویداد مالی در ستون شرح

6- نوشتن شماره صفحه دفتر روزنامه در ستون عطف حساب

7- درج شماره صفحه ای از دفتر کل که ردیف بدهکار رویداد مالی در آن نوشته شده، در ستون عطف دفتر روزنامه

8- محاسبه و نوشتن مانده حساب در ستون مربوط

9- تعیین نوع مانده حساب در ستون تشخیص با نوشتن کلمه <بد> به جای بدهکار و <بس> به جای بستانکار

پس از آنکه طرف بدهکار یک رویداد مالی به ترتیب بالا در دفتر کل ثبت شد، طرف بستانکار آن نیز طی مراحل فوق ثبت می گردد.