اصول تهیه گزارش حسابداری:
در سیستم های حسابداری کامپیوتری، با ورود اسناد حسابداری به سیستم، غالب گزارشهای حسابداری که مورد نیاز حسابداران است قایل استخراج می باشد. یک نرم افزار خوب ، نرم افزاری است که بتواند گزارش های متنوع تری را با توجه به نیاز های مختلف استفاده کننده گان اطلاعات حسابداری فراهم نماید. با این وجود ، شاید نرم افزار
گزارش دفتر روزنامه و دفتر کل:
نرم افزار های حسابداری به نحوی طراحی شده اند که لا ورود اسناد حسابداری در سیستم کامپیوتر توسط کاربر ، تمامی فرایند دفتر روزنامه، دفتر کل و دفتر معین و همچنین تراز آزمایشی به صورت اتوماتیک انجام می شود و به راحتی می توان گزارش های مربوط به دفتر روزنامه، دفتر کل و دفتر معین را از سیستم دریافت نمود.
گزارش تراز کل و ویژه:
در غالب سیستم های کامپیوتری می توانید تراز آزمایشی ، که بیانگر مانده حساب ها تا مقطع زمانی مشخصی می باشد را به احتی از سیستم استخراج نمائید. این تراز اگر فقط شامل مانده حساب دفتر کل باشد ، به آن تراز کل گفته می شود.اگر تراز مورد نظر علاوه بر مانده حساب دفتر کل، مانده حساب های معین را هم نشان دهد، تراز معین نامیده می شود. در سیستم های کامپیوتری ، علاوه بر تراز کل و تراز معین، می توان گزارش های دیگری را نیز در نرم افزار پیش بینی نمود. برای مثا شرکتی که دارای چندین شعبه است ، می تواندگزارش های مربوط به هر شعبه را به طور جداگانه و یا به صورت ترکیبی دریافت نماید .
این گزارشها را گزارش های ویژه می نامند.
گزارش دفتر معین یا کارت معین حسابداری:
مشابه آنچه که درمورد دفتر روزنامه و دفتر کل بیان گردد ، گزارش دفتر معین را نیز می توان از سیستم کامپیوتری استخراج نمود. در سال های گذشته که حسابداری شرکت ها و موسسات به صورت دستی انجام می شد، برخی از شرکت ها، عملیات حسابداری برخی حساب هارا را به جای دفتر معین، در مات هائی می نوشتند که کارت معین نامیده می شد. امروزه با کامپیوتری شدن سیستم های حسابداری ، تهیه کارت معین دستی منسوخ شده است و به جای آن میتوان از گزارش دفتر معین و یا کارت معین که به صورت کامپیوتری تهیه می شود استفاده نمود. بدهی است که به جای دفتر معین و یاکارت معین که به صورت کامپیوتری تهیه می شود ، نسبت به کارت معین دستی از کارائی بالاتری برخوردار است.
گزارش دفتر معین (کارت معین) اسناد دریافتنی و پرداختنی:
همانطور که در قسمت فوق توضیح داده شد، گزارش دفتر معین را می توان از سیستم کامپیوتری تهیه نمود. در این زمینه تفاوتی بین انواع مختلف حساب های معین وجود ندارد.اما آنچه که قابل توجه است این است که درمورد اسناد دریافتنی و پرداختنی ، می توان گزارش معین را به نحوی تعریف نمود که اسناد را به ترتیب سر رسید گزارش نماید تا حسابدار به راحتی بتواند نسبت به تهیه وجه نقد برای اسناد پردختنی اقدام نموده و اسناد دریافتنی را نیز در موعد مقرر وصول نماید.
گزارش تراز نامه:
یکی از مهمترین صورت های مالی که در پایان هر سال باید ارائه شود ، تراز نامه می باشد. در بسیاری از سیستم های کامپیوتری، امکان دریافت گزارش ترازنامه از سیستم پیش بینی شده است . با این وجود و علیرغم پیشرفتهای گسترده ای که در زمینه ی طراحی و اجرا ی سیستم های کامپیوتری به وقوع پیوسته است ، در غالب شرکتها، امکان دریافت ترازنامه از سیستم مقدور نبوده و تهیه ترازنامه مستلزم انجام برخی از عملیات به صورت دستی می باشد.
گزارش های دارایی:
غالبا سیستم کد لینک حسابداری چنان طراحی می شود که کد های تخصیص یافته به دارایی ها از مفهوم منطقی خاصی برخوردار است به نحوی که هر کد می تواند بیانگر نوع دارائی مورد نظر باشد. برای مثال کد های حسابداری را می توان به شکلی طراحی نمود که کد حسابداری تمام دارائی های جاری با عدد 1 و تمام دارائی های بلند مدت با عدد 2 شروع شود. با تعمیم این موضوع به دارائی های مختلف می توان گزارش های متنوعی از دارائی ها دریافت نمود.
تهیه گزارش از مانده حساب ها در پایان دوره ی مالی :
از آنجا که رویداد های مالی به ترتیب وقوع و بطور جداگانه در دفاتر روزنامه و کل ثبت
می شود ، اطلاعات مندرج در این دفاتر بسیار مفصل و جزیی است، به نحوه ای که بهره گیری از آنها براب استفاده کننده گان اطلاعات حسابداری میس نیست . لذا همان طور که ملاحظه نمودید ، در پایان سال مالی ، مانده ی حساب ها مانده حساب ها در قالب صورت های مالی برای استفاده کننده گان اطلاعات حسابداری طبقه بندی و گزارش می شود. در صورت سود و زیان، درآمد و هزینه ها درج میگردد و با کسر هزینه ها از درآمد ها سود موسسه (زیان) محاسبه و گزارش شود . لذا صورت سود و زیان ، نتایج عملیات موسسه را طی یک دوره ی مالی نشان می دهد.
