به منظور اجرای اصل "تطابق هزینه های هر دوره مالی از درآمدهای همان دوره"، حسابداران باید اطمینان یابند در زمان تهیه صورت سود و زیان کلیه درآمدها و هزینه های دوره مالی در حسابها ثبت شده باشد. اگر برخی از درآمدها یا هزینه های دوره در حسابها ثبت نشده باشد، ابتدا آنها را شناسایی و سپس از طریق ثبت های مناسب در دفتر روزنامه و انتقال به دفتر کل، حسابها اصلاح می شوند که اصطلاحا به این ثبتها "ثبت های اصلاحی" گفته می شود.
ثبت های اصلاحی معمولا در پایان دوره مالی و قبل از تهیه صورتهای مالی انجام می شوند. معمولا در پایان دوره مالی چندین نوع ثبت های اصلاحی انجام می شود که در این مقاله به شرح چند نمونه از آنها می پردازیم :
1- اصلاح پیش پرداخت هزینه ها : پیش پرداخت هزینه عبارت است از مبالغی که بابت دریافت خدمات در آینده پرداخت می شود. پیش پرداخت اجاره و پیش پرداخت بیمه دو نمونه از پیش پرداخت هزینه هستند. بعضی از موسسات برخی دارایی های مورد نیاز خود را (مثل دفتر کار، مغازه و وسایط نقلیه) به صورت استیجاری فراهم می آورند و معمولا اجاره اموال را به صورت ماهانه پرداخت می کنند. ولی چنانچه اجاره ماه های آینده زودتر پرداخت شود در حساب پیش پرداخت اجاره ثبت می شود.
2- اصلاح حساب ملزومات : در طول سال مالی اجناسی مثل لوازم التحریر، تمبر و پاکت پستی، مواد شوینده و سمباده و به طور کلی تمام اجناس مصرفی که برای استفاده در جریان عملیات یک موسسه خریداری می شود در حساب ملزومات ثبت می گردد. ملزومات یکی از انواع دارایی هاست که در تراز نامه نشان داده می شود. اما معمولا در پایان سال مالی مقداری از ملزومات خریداری شده در طول سال به مصرف رسیده و باید از حساب ملزومات کسر و به حساب هزینه ملزومات منظور گردد.
3- اصلاح حساب پیش دریافت درآمد : گاهی اوقات موسسات قبل از ارائه خدمات به مشتریان ، وجوهی را از این بابت دریافت می کنند. بدیهی است که این وجوه را نمی توان جزو درآمدهای موسسه قلمداد نمود زیرا هنوز خدمتی به مشتری ارائه نشده است. بنابراین چنین مبالغی را در حساب پیش دریافت درآمد ثبت می کنند. حساب پیش دریافت درآمد نوعی بدهی است که معمولا پس از ارائه خدمت تسویه می شود. هرگاه موسسه به مشتری مورد نظر خدماتی را که بابت آن پیش دریافت نموده ارائه دهد باید حساب پیش دریافت درآمد به میزان ارزش خدمات ارائه شده کاهش و حساب درآمد خدمات به همان میزان افزایش یابد.
4- ثبت هزینه ها و درآمد های ثبت نشده : بیشتر هزینه ها و درآمد ها در زمان پرداخت و دریافت ثبت می شوند. اما ممکن است در پایان دوره مالی هنوز برخی از هزینه ها و درآمد ها در حسابها ثبت نشده باشد. برای ثبت هزینه های ثبت نشده، ابتدا مبلغ آن برآورد شده، سپس در حساب هزینه مربوط بدهکار و در مقابل در حساب بدهی بستانکار می گردد.
